Objectifs et contexte de la certification :

Le secrétaire assistant médico-social assure, au sein des structures sanitaires, médico-sociales ou sociales, l'accueil et la prise en charge des patients et des usagers, la planification des activités du service, le traitement et le suivi administratif des dossiers, la coordination des opérations liées au parcours des patients ou des usagers.

Critères de performance. À l’issue de la formation, les apprenants :

1. Accueil et prise en charge des patients/usagers : Accueillir, renseigner, conseiller et orienter les patients/usagers avec discernement et professionnalisme.
2. Traitement administratif : Gérer les dossiers administratifs, saisir des informations, traiter des courriers et des comptes rendus médicaux.
3. Planification et organisation : Planifier et organiser les activités du service, assurer la gestion administrative et la coordination des opérations.
4. Qualité relationnelle : Maintenir une qualité relationnelle élevée, respecter l'éthique et la déontologie, et travailler en équipe pluridisciplinaire.
5. Confidentialité et secret professionnel : Respecter les règles du secret professionnel et gérer des informations confidentielles avec soin.
6. Adaptabilité et autonomie : Faire preuve d'adaptabilité face aux contraintes horaires et aux diverses tâches administratives, et travailler de manière autonome.
7. Maîtrise des outils et techniques : Utiliser les terminologies et techniques spécifiques au secteur, et être capable de travailler avec des outils informatiques.

Ces critères visent à garantir que la secrétaire assistante médico-social puisse effectuer ses tâches de manière efficace et professionnelle, tout en assurant un service de qualité aux patients et aux usagers.

Bloc 1 : 1 Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

Objectifs : 

1. Produire des documents professionnels courants.

2. Rechercher et communiquer des informations.

3. Assurer la traçabilité et la conservation des informations.

4. Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques.

5. Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités.

Contenu : 

1. Produire des documents professionnels courants. Saisir et présenter des documents professionnels courants pour transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires, en utilisant l’application bureautique la plus appropriée à la production attendue ou le progiciel propre au secteur d’activité. Respecter les consignes, les chartes graphiques, les règles orthographiques et grammaticales.

2. Rechercher et communiquer des informations. À partir d’une demande du hiérarchique ou des collaborateurs, ou en fonction des besoins liés à l’activité propre du (de la) secrétaire-assistant(e) médico-social(e), consulter des sources d’information identifiées, rechercher, sélectionner et exploiter des informations afin de les mettre à disposition du destinataire, interne ou externe, sous une forme adaptée au contenu et à la demande.

3. Assurer la traçabilité et la conservation des informations. Concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers par les tiers habilités. Organiser de façon ergonomique le classement et l’archivage physiques et numériques selon les règles en vigueur, en tenant compte de l’évolution prévisible de l’activité et en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations.  

4. Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques. Afin de contribuer au bon fonctionnement du service et à la satisfaction des interlocuteurs, accueillir des visiteurs ou des patients et les orienter vers les personnes et services concernés conformément aux consignes. Émettre et réceptionner des appels téléphoniques et assurer la transmission des messages selon les instructions reçues et dans les limites de sa délégation, en adoptant un ton et une expression adaptés.

5. Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités. Anticiper, planifier les rendez-vous, organiser les réunions et déplacements d'une équipe en respectant les priorités, délais et contraintes budgétaires définis par la hiérarchie. Utiliser efficacement les outils de planification et de gestion du temps, tenir à jour les agendas et plannings, informer les interlocuteurs des modifications, et alerter en cas de difficultés prévisibles. Assurer l'organisation logistique des activités, établir les comptes rendus et suivre les budgets correspondants.

Bloc 2 : Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social.

Objectifs : 

6. Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers.

7. Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge.

8. Établir et actualiser des tableaux de suivi.

Contenu : 

6. Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers. Constituer les dossiers d'admissions ou de consultations en collectant les pièces requises, vérifier la validité des documents, et rechercher les informations manquantes. Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers en circulation. Recueillir et saisir les données codifiées par les praticiens, puis transmettre les actes ou prestations aux organismes concernés. Classer et archiver les dossiers selon les consignes et les règles en vigueur, tout en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes.

7. Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge. Accueillir les patients/usagers en difficulté, répondre à leurs demandes lors de leur admission ou consultation, et les accompagner dans les démarches administratives. Comprendre les problématiques, écouter attentivement, désamorcer les tensions, et évaluer l'urgence des situations. Fournir une première réponse et orienter vers la personne ou le service approprié, tout en faisant preuve d'empathie, de discrétion, et en se limitant aux informations nécessaires.

8. Établir et actualiser des tableaux de suivi. En fonction des besoins de la structure et à partir de consignes, collecter, vérifier et exploiter des données chiffrées à partir de différentes sources identifiées. Établir et actualiser des tableaux de suivi, les présenter sous forme graphique, en vue de faciliter l’analyse des données et de fournir des outils d’aide à la gestion. Vérifier la cohérence du résultat avec l’objectif recherché. Cette compétence nécessite l’utilisation des fonctions courantes d’un tableur.

Méthodes pédagogiques:

• Formation en présentiel avec alternance d’apports théoriques et de mises en situations pratiques pour ancrer les apprentissages et/ou en distanciel pour certains modules.

Moyens pédagogiques:

• Salles de formation équipées et plateaux techniques adaptés et aménagés d’équipements spécifiques.

Moyens Techniques :

• Plateau Technique et Pédagogique 
• Digitalisation des cours.

1. En amont de l'entrée en formation: 

Un positionnement est réalisé en entretien en face à face afin de ratifié un plan de formation personnalisé et de partager l'ensemble des informations relatives au cursus. 

Un dossier de candidature complet et un positionnement individuel doivent permettre d'apprécier ensemble l'entrée en formation. 

*Attention tout dossier incomplet pourra être rejeté par le rectorat

2. A la contractualisation, un « livret d’accueil »:

Est remis à l’apprenant stipulant les informations et les données relatives au suivi de l’action et à la certification, à l’accompagnement et à l’assistance du bénéficiaire notamment pour les travaux à distance par le formateur et le coordinateur pédagogique.

3. En cours de formation, l’évaluation continue des progrès:

Est assurée par des mises en situation, des activités d’application, des outils tels que des QCM et des QUIZ et préparation progressive aux épreuves de l’examen final avec des examens à blanc en tout ou partie. Des actions de remédiation sont mises en oeuvre autant que de besoin. Ces évaluations continues sont accessibles sur l'espace membre en ligne de l'apprenant.

De façon asynchrone, l’apprenant prend contact avec le coordonnateur et le formateur référent par courriel.

• Les feuilles d’émargements attestent de la réalisation de la formation en face à face.
• Le Livret de suivi pédagogique permet d’attester de la réalisation des travaux à distance et notamment des mises en situation.

4. En fin de formation, l’évaluation des acquis :

Est réalisée et formalisée sur l'espace personnalisé en ligne, accessible en temps réel par le participant. Chaque bloc de compétences est évalués en mode projet avec un livrable à fournir issu d'une situation réelle ou d'un projet réalisé individuellement ou en équipe par l'apprenant. Cette évaluation est complétée par la réussite d'examens à blanc successifs.

5. En clôture de stage l’évaluation de la satisfaction client :

Est réalisée au moyen d’un questionnaire qualité en ligne.

Un bilan pédagogique est remis au commanditaire

6. Après la formation, l’évaluation de l’impact de la formation est proposée via un questionnaire à froid, accessible au sein de son espace membre.

•Sanction de stage : 

•Certification: Titre Professionnel Secrétaire assistant (e) médico-social (e) de niveau 4 sur la nomenclature européenne délivré la DETCC de Guyane.

– extrait du référentiel de certification

•Organisme certificateur: Direction du travail (ministère du travail du plein emploi et de l'insertion)

Inscription libre organisée par LV dès l’ouverture des inscriptions.

• Les inscriptions en sessions interentreprises se font selon le calendrier prévisionnel
• Positionnement initial, à n’importe quel moment de l’année sur rendez-vous : il permet de ratifier un plan de formation personnalisé prenant en considération les acquis de l'expérience et les projets des candidats.
•  L'Evaluation finale : selon le planning annuel des sessions de validation

Les inscriptions en sessions intra-entreprise sont contextualisées aux besoins de l'entreprise et à ses contraintes d'agenda.

Équipe pédagogique:

• formateur_Consultant, ingénieur, chef d'entreprise, choisis parmi nos experts selon les domaines de spécialité
• Retrouvez les qualifications et les références de notre équipe en cliquant sur le lien suivant:
• https://www.lvconsultants.fr/references/

Prérequis : Bonne élocution, maitrise du français, pas de diplôme nécessaire.

Savoirs généraux : lire, écrire, compter / Culture ou expérience technique
Qualités appréciées : bonne dextérité et précision manuelle, bonne vision, aptitude à la concentration,
capacité à respecter des instructions de fabrication et de sécurité
Bon à savoir : l'apprenant doit être capable de travailler en équipe et en horaires décalés.

• Apprentis
• Tout public

Afin de vous accompagner dans les meilleures conditions, nous vous remercions de nous informer au préalable si l’un de vos collaborateurs ou vous-même nécessite/nécessitez un accompagnement spécifique. Notre Commission Handi’Cap se fera un plaisir de préparer un plan de formation adapté aux besoins définis.

Vous trouverez sur notre site notre perception du vivre ensemble et par quel moyen nous favorisons l’inclusion des personnes en situation de handicap

https://www.lvconsultants.fr/vivre-ensemble-et-accessibilite-aux-personnes-en-situation-de-handicap/

Supports Stagiaires :

• Des fiches pratiques et des supports numériques sont accessibles en ligne dès le début de la formation, pendant et après afin de poursuivre l'apprentissage et d'entretenir les acquis depuis le bureau ou à domicile. 
• Remise de supports et de documentation pendant la formation.
• Poursuite de la formation en ligne sur l’espace membre et sur les réseaux sociaux

Alternance de séances en face à face et à distance.

• La pédagogie inversée est activée avec des apports théoriques à découvrir en amont de chaque rencontre.
• S'en suivent des mises en situations professionnelles tutorées.

Suivi contact et assistance :

• La coordinatrice pédagogique du lundi au vendredi de 8h-12h et de 14h-17h. Délais de réponse : 12 heures.
• le formateur référent et la consultante RH garantissent le lien entre les apprentissages en officine et en formation, ainsi que la prévention du décrochage.
• Le référent CFA, le référent mobilité, le référent Handicap assurent un suivi social et professionel des apprentis.